Ewig lange Datenreihen und unübersichtliche Tabellen – damit will eigentlich niemand arbeiten. Viele Daten zu haben ist für umfangreiche Analysen zwar ein großer Vorteil. Allerdings sorgen die riesigen Tabellen nicht gerade für viel Motivation. Gibt es denn keine Möglichkeit, die Daten schnell und einfach zusammenzufassen?
Diese Frage können wir dir ganz einfach beantworten: doch, die gibt es! Mithilfe von Pivot Tabellen kannst du schnell einen Überblick über deine Daten bekommen und zusätzlich auch noch weitere Analysen durchführen. Was Pivot Tabellen sind und wofür du sie benutzen kannst – das erklären wir dir in diesem Artikel.
1. Was sind Pivot Tabellen?
Der Begriff „Pivot“ kommt ursprünglich aus dem französischen und bedeutet so viel wie „Drehpunkt“ oder „Angelpunkt“. Und dieser Name beschreibt genau das, was Pivot Tabellen darstellen. Nämlich die Zahlen, um die sich alles dreht.
Mit einer Pivot Tabelle lassen sich Daten in Tabellenform auswerten. Das Besondere daran: Die Ursprungsdaten werden dabei nicht verändert, sondern nur zusammengefasst und übersichtlich dargestellt. Und zwar abhängig davon, welche Eigenschaften wichtig sind.
Dadurch werden die Details zwar weniger, aber dafür hat man einen viel besseren Überblick. Um das aber richtig ausnutzen zu können ist es wichtig, dass der Benutzer genau weiß, welche Eigenschaften der Daten für die Beantwortung der Fragen gebraucht werden.
Expertentipp:
Pivot Tabellen lassen sich heute mit beinahe jedem Tabellenkalkulations-programm erstellen – so auch mit Excel, Google Sheets und Google Analytics.
2. Was sind die Vorteile von Pivot Tabellen?
Pivot Tabellen sind besonders dann sinnvoll, wenn man mit großen Datenmengen arbeiten muss. Sie fassen die Daten nach bestimmten Kriterien zusammen und erstellen eine übersichtliche Tabelle. So können Tabellen aus mehreren Tausend Reihen und Spalten in einer möglichst kleinen Tabelle kompakt zusammengefasst werden. Das spart jede Menge Zeit, denn wichtige Werte lassen sich so viel einfacher ablesen.
Du kannst die Tabellen nutzen, um:
- Zusammenfassungen zu erstellen
- Analysen und Tests durchzuführen
- Deinen aktuellen Stand zu überprüfen
- Deinen Bericht mit übersichtlichen Tabellen und Diagrammen zu erweitern
Zudem lassen sich nach Erstellung der Tabelle noch weitere Berechnungen durchführen. Von einfachen Prozentangaben bis hin zu komplexen Formeln ist mit Pivot Tabellen einiges möglich.
3. Der Aufbau von Pivot Tabellen
Wenn du beispielsweise mit Excel eine Pivot Tabelle erstellst, öffnet sich als erstes die sogenannte Feldliste. Hier werden alle zuvor in den Originaldaten enthaltenen Spalten mit ihrem Namen angezeigt. Damit können nun die vier PivotTable-Felder ausgefüllt werden.
- Filterfeld: In diesem Feld kannst du die Originaldaten nach bestimmten Kriterien filtern und so lediglich die für dich relevanten Daten in die Pivot Tabelle aufnehmen.
- Zeilenfelder bzw. Reihenfelder: Hier entstehen die Zeilen deiner Tabelle. Ziehst du Daten hierhin, wird für jeden verschiedenen Feldinhalt der Originalspalte in der Pivot Tabelle eine Zeile angelegt – die Daten werden also gruppiert.
- Spaltenfelder: Hier entstehen die Spalten deiner Tabelle. Genauso wie bei den Zeilenfeldern wird für jeden Feldinhalt der Originalspalte in der Pivot Tabelle eine Spalte angelegt – auch hier werden die Daten gruppiert.
- Wertefelder bzw. Datenfelder: Mithilfe der Zeilen- und Spaltenfelder wurden die Beschriftungen der Tabelle erstellt. Die Wertefelder bestimmen nun den Inhalt der Tabelle. Für jedes Wertefeld wird genau ein Wert eingetragen. Welcher Wert das ist, wird durch Aggregationsfunktionen (z.B. „Summe“ oder „Anzahl der Datensätze“) festgelegt.
Die Anordnung der Pivot-Tabelle kann beliebig geändert werden und es lassen sich sogar mehrere Daten in einen der vier Bereiche ziehen. Auf diese Weis können verschiedene Informationen in einer Tabelle kombiniert werden. Anschließend kannst du Werte aus der Tabelle ablesen oder mit der Tabelle weitere Berechnungen durchführen.
4. Beispiel: Arbeiten mit einer Pivot Tabelle
4.1 Erstellen der Originaldaten
Um das Erstellen einer Pivot Tabelle noch einmal zu verdeutlichen, haben wir hier ein kleines Beispiel für dich. Nehmen wir einfach mal an, du bist auf der Arbeit und hast vor dir einen riesigen Haufen aus Smarties und Gummibärchen in verschiedenen Farben liegen. Darauf stehen jeweils Zahlen von 1 bis 5. Dein Chef möchte von dir wissen:
- Wie viele Smarties von welcher Farbe gibt es?
- Wie viel Prozent sind Smarties und wie viel Prozent Gummibärchen?
- Wie oft kommt welche Zahl vor?
- Wie viele blaue Smarties haben die Zahl 3?
Und so weiter. Natürlich könntest du jede Frage beantworten, indem du einfach per Hand zählst. Das würde aber einerseits sehr lange dauern und andererseits würden dir höchst wahrscheinlich auch Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.
Also erstellst du stattdessen eine Excel Tabelle, in der du die Kategorie (Smartie oder Gummibärchen), die Farbe, die Zahl und die Anzahl einträgst. Hier ein kleiner Ausschnitt aus unserer Tabelle:
4.2 Erstellen der Pivot Tabelle
Anschließend gehst du wie folgt vor: du markierst die gesamte Tabelle, klickst in der Navigationsleiste von Excel auf „Einfügen“ und wählst ganz links „PivotTable“ aus. Danach kannst du auswählen, ob du die Tabelle in einem neuen Datenblatt oder im gleichen erstellen willst. Zur Übersicht empfehlen wir dir allerdings ein neues Datenblatt. Aber egal welche Variante du wählst, die Originaldaten bleiben unverändert in deiner Ursprungstabelle erhalten.
Nachdem du auf „ok“ geklickt hast, öffnet sich die Feldliste. Hier werden dir nun die vorhin genannten Felder angezeigt. Jetzt kannst du per Drag & Drop deine vier Datenreihen jeweils in eines der Felder ziehen.
Bei unserem Beispiel würdest du jetzt wie folgt vorgehen. Ziehe „Kategorie“ in das Feld „Filter“, „Zahl“ in das Feld „Spalten“, „Farbe“ in das Feld „Zeilen“ (Spalte und Zeile könntest du hier theoretisch auch tauschen) und „Anzahl“ in das Feld „Werte“. Im Wertefeld wählst du anschließend unter den Wertefeldeinstellungen „Summe von Anzahl“ aus.
Expertentipp:
Während du die Beschriftungen in die Felder ziehst, siehst du auf deinem Excel-Blatt bereits, wie die Tabelle mit deiner Auswahl aussehen würde. So kannst du ganz einfach verschiedene Möglichkeiten ausprobieren, bis du mit dem Layout deiner Tabelle zufrieden bist.
Anschließend kannst du die Übersicht schließen. Neben dem Wort „Kategorie“ in deiner Tabelle kannst du nun auswählen, ob in deiner Tabelle nur Smarties, nur Gummibärchen oder beides angezeigt werden sollen. Zwischen diesen Einstellungen kannst du auch jederzeit wechseln.
Um dir einen Überblick zu verschaffen, haben wir einfach eine identische zweite Tabelle erstellt. Daraufhin haben wirbeide nach den unterschiedlichen Kategorien gefiltert. Nun hast du alle Daten auf einen Blick!
5. Pivot Tabellen und SEO
In der Realität benutzt man Pivot Tabellen natürlich nicht, um auf der Arbeit Süßigkeiten zu zählen. Stattdessen werden Pivot Tabellen häufig für Marketingzwecke und SEO eingesetzt. Die Daten für die Analysen stammen dabei häufig von Tools wie beispielsweise Google Analytics.
Ein Beispiel für einen solchen Einsatz wäre eine Keyword Analyse. In einer übersichtlichen Pivot Tabelle kannst du schnell und einfach sehen, welche Keywords wie häufig gesehen werden. Oder, wie oft User auf die Keywords klicken, wie lange User auf dieser Seite bleiben und noch vieles mehr. Daraus kannst du schließen, auf welche Keywords du dich konzentrieren solltest und welche vielleicht eher nebensächlich sind. Und womöglich entdeckst du sogar völlig neue Keyword-Möglichkeiten für dich.
Zusätzlich dazu können Pivot Tabellen einen guten Überblick über Seitenbesuche, wiederkehrende Besucher, Absprungraten und vieles weiteres geben. Und das Beste daran: Mit Pivot Tabellen kannst du alle für dich relevanten Informationen beliebig kombinieren!
Beispielsweise kannst du eine Tabelle erstellen, die dir zeigt, welche Keywords wie häufig gesehen und wie häufig angeklickt werden, kombiniert mit dem Suchtyp, den die User benutzt haben. Oder du erstellst eine Tabelle, die dir zeigt, aus welchem Land oder welcher Stadt deine User kommen, kombiniert mit der Quote der Neubesucher und wiederkehrenden Besucher und der Absprungrate.
Wie du siehst, sind deinen Möglichkeiten mit Pivot Tabellen nahezu keine Grenzen gesetzt.
6. Fazit
Pivot Tabellen sind besonders bei großen Datenmengen sinnvoll, da sie die Daten nach individuellen Kriterien zusammenfassen und vereinfacht darstellen können. Mit ihrer Hilfe kannst du sowohl Analysen und Tests durchführen als auch übersichtliche Tabellen für deinen Bericht erstellen.
Sie sind inzwischen in beinahe jedem gängigen Tabellenkalkulations-Programm enthalten und werden besonders häufig für Marketingzwecke oder SEO eingesetzt. Mit ihrer Hilfe kannst auch du dich von großen und unübersichtlichen Tabellen verabschieden!